O școală privată sau un centru educațional are nevoie, în primul rând, de note de informare pentru cursanți sau elevi, pentru părinții acestora, după caz, și pentru angajați și colaboratori, prin care le explici ce date folosești și în ce scop. Pentru fotografiile folosite în promovare ai nevoie de acordul persoanelor fotografiate sau, în cazul copiilor, al părinților, iar pentru newslettere, de consimțământul destinatarilor.
În funcție de modul în care lucrezi, sunt necesare și alte documente, pecum: politica de confidențialitate și politica de cookie-uri pentru website, o notă de informare pentru camerele video, acorduri cu furnizorii care au acces la date, precum platforma educațională sau aplicația de comunicare cu părinții, și documentația internă: registrul activităților de prelucrare și regulile privind accesul echipei la date, durata de păstrare, cererile persoanelor și incidentele de securitate.
Lucrezi zilnic cu datele elevilor sau ale cursanților, iar când aceștia sunt copii, datele lor cer o atenție deosebită. De aceea, contează cine are acces la dosarele lor, ce informații transmiți și cui. Pornim de la o analiză a activității și pregătim exact documentele de care ai nevoie.