Politică de prelucrare a datelor personale

2. APLICABILITATE

Această Politică de Confidențialitate se aplică strict prelucrării Datelor cu Caracter Personal efectuate de FirmaGO, în calitate de operator – astfel cum sunt detaliate în Secțiunea 2 de mai jos.

Pentru evitarea oricărui dubiu, această Politică de Confidențialitate nu se aplică prelucrării datelor cu caracter personal efectuate de FirmaGO în calitate de persoană împuternicită, cum ar fi prelucrării datelor cu caracter personal  necesare pentru completarea Documentului FirmaGO generat și semnat în Platformă, sau al stocării datelor / informațiilor pentru Clienții noștri (de exemplu, completarea Documentului FirmaGO cu datele părților și cu orice alte informații; stocarea Documentului FirmaGO generat).

De asemenea, această Politică de Confidențialitate nu se aplică prelucrării datelor cu caracter personal efectuate de Cabinetul de avocat care furnizează serviciile de asistență juridică.

3. DATELE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE, SCOPURILE PRELUCRĂRII ȘI TEMEIURILE DE PRELUCRARE

3.1. Date de navigare pe Platformă

Sistemele informatice și aplicațiile software utilizate pentru funcționarea Platformei obțin, în mod general, unele Date cu Caracter Personal, a căror transmitere este implicită în utilizarea protocoalelor de comunicare pe Internet.

Aceste informații nu sunt colectate pentru a fi asociate unor persoane identificate, însă, datorită naturii lor, pot permite, prin prelucrarea și integrarea cu anumite date stocate de terți, identificarea utilizatorilor. Aceste informații includ adresele IP, ora solicitării, metoda folosită pentru a trimite cererea la server, mărimea fișierului obținut în răspuns, precum și alți parametri referitori la sistemul de operare al utilizatorului.

În măsura în care aceste informații duc la identificarea unui utilizator, prevederile acestei Politici de Confidențialitate devin aplicabile.

Scopul prelucrării: Utilizăm aceste date numai pentru a obține informații statistice anonime privind utilizarea Platformei și pentru a verifica funcționarea corectă a acesteia.

Temeiul de prelucrare: Interesul nostru legitim pentru îmbunătățirea Platformei noastre și pentru gestionarea capacităților serverului și pentru păstrarea fără erori a Platformei noastre (art. 6 alin. 1, lit. f RGPD);

3.2 Serviciile de înființare / modificare SRL / PFA

În momentul în care solicitați serviciile de înființare / modificare SRL / PFA și completați informațiile necesare, vom prelucra numele și prenumele dumneavoastră, adresa dumneavoastră de e-mail, numărul de telefon, precum și informațiile referitoare solicitare (detalii despre societate, PFA).

Aceste informații vor fi transmise către Cabinetul de avocat care le va analiza în scopul încheierii contractului de asistență juridică și a furnizării serviciilor.

Scopul prelucrării: Scopul acestei prelucrări constă în furnizarea serviciilor de înființare / modificare SRL / PFA, anume analiza solicitării și transmiterea acesteia către Cabinetul de avocat.

Temeiul de prelucrare: Executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. 1, lit. b RGPD).

3.3. Achiziționarea Documentelor FirmaGO

În momentul în care veți achiziționa Documente FirmaGO, vom prelucra numele și prenumele dumneavoastră, adresa dumneavoastră de e-mail, numărul de telefon.

Scopul prelucrării: Scopul acestei prelucrări constă în furnizarea Serviciilor noastre prin intermediul Platformei (de exemplu, transmiterea Documentelor FirmaGO).

Temeiul de prelucrare: Executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. 1, lit. b RGPD);

3.4. Emiterea facturii

Dacă sunteți persoană fizică, pentru emiterea facturii vom avea nevoie de numele și prenumele dumneavoastră, precum și de adresa de domiciliu.

Scopul prelucrării: În această situație, vom folosi Datele dumneavoastră cu Caracter Personal pentru a emite factura fiscală și pentru a o comunica pe e-mail.

Temeiul de prelucrare: Îndeplinirea unei obligații legale (fiscale) (art. 6 alin. 1, lit. c RGPD);.

3.5. Comunicări contractuale

Pe parcursul furnizării Serviciilor noastre, vă vom trimite notificări / mesaje legate de furnizarea Serviciilor noastre. De exemplu, vă vom informa cu privire la orice modificări intervenite în termenii și condițiile de utilizare a Platformei; vă vom trimite diferite notificări în legătură cu orice alte aspecte legate de executarea contractului dintre FirmaGO și dumneavoastră. De asemenea, vă putem și suna în legătură cu Serviciile furnizate.

În acest caz, vom putea prelucra următoarele Date cu Caracter Personal: nume, prenume, e-mail, telefon.

Scopul prelucrării: În această situație, vom folosi Datele dumneavoastră cu Caracter Personal doar pentru a comunicarea în legătură cu Serviciile furnizate către dumneavoastră.

Temeiul de prelucrare: Executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. 1, lit. b RGPD);

3.6. Contactarea FirmaGO de către dumneavoastră

Aveți posibilitatea de a ne contacta în diferite moduri: prin e-mail, prin telefon, prin formular de contact, prin formularul de ofertă. În acest caz, vom putea prelucra următoarele Date cu Caracter Personal: nume, prenume, e-mail, telefon, compania și orice alte informații pe care le furnizați de bunăvoie în momentul în care ne contactați.

Scopul prelucrării: În această situație, vom folosi Datele dumneavoastră cu Caracter Personal doar pentru a vă contacta în legătura cu oferta solicitată sau în legătură cu soluționarea problemei indicate.

Temeiul de prelucrare: Executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. 1, lit. b RGPD);

3.7. Prospectarea clienților de către FirmaGO

În contextul prospectării clienților noștri, putem utiliza următoarele Date cu Caracter Personal: nume, prenume, număr de telefon, adresă de email, companie, funcție, poziție, cont de LinkedIn.

Scopul prelucrării: În această situație, vom folosi Datele dumneavoastră cu Caracter Personal doar pentru a vă contacta în legătura cu oferirea serviciilor noastre.

Temeiul de prelucrare: Interesul nostru legitim de a promova serviciile FirmaGO și de a contracta noi clienți (art. 6 alin. 1, lit. f RGPD);

3.8. Comunicări comerciale

Aveți posibilitatea de a opta pentru primirea de comunicări comerciale prin intermediul e-mail-ului, a mesajelor SMS sau prin intermediul apelurilor telefonice.

Scopul prelucrării: Daca optați pentru primirea de astfel de mesaje comerciale, vom utiliza adresa dumneavoastră de e-mail și numărul de telefon pentru a vă trimite mesaje comerciale cu privire la activitățile și promoțiile FirmaGO.

Temeiul de prelucrare: Temeiul legal pentru prelucrarea adresei de e-mail și a numărului de telefon în acest scop îl reprezintă consimțământul dumneavoastră. (art. 6 alin. 1, lit. a RGPD).

Puteți revoca acordul prealabil în orice moment și fără costuri, prin utilizarea link-ului de dezabonare indicat în fiecare comunicare comercială.

3.9. Feedback

Ne puteți oferi sugestii pentru îmbunătățirea serviciilor noastre prin intermediul formularelor de feedback. În acest caz, vom prelucra următoarele Date cu Caracter Personal: e-mailul și orice alte informații pe care le furnizați de bunăvoie atunci când ne oferiți feedback.

Scopul prelucrării: În această situație, vom folosi Datele tale Cu Caracter Personal doar pentru a analiza feedback-ul și pentru a vă contacta pentru mai multe detalii, dacă este cazul.

Temeiul legal: Interesul nostru legitim în îmbunătățirea serviciilor noastre (art. 6 alin. 1, lit. f GDPR).

3.10. Testimoniale

Putem să vă solicităm un testimonial despre serviciile pe care le furnizăm. Într-un astfel de caz, dacă sunteți de acord, putem publica testimonialul pe Platformă sau pe rețelele de socializare, împreună cu numele dvs. și al companiei.

Scopul prelucrării: În această situație, vom utiliza Datele dvs. cu Caracter Personal doar pentru a publica testimonialul pe Platforma noastră sau în social media.

Temeiul legal: Consimțământul tău (art. 6 alin. 1, lit. a GDPR).

4. FURNIZAREA DATELOR

Puteți refuza să furnizați anumite Date cu Caracter Personal (indicate mai sus) dar, într-un astfel de caz, este posibil să nu puteți beneficia de anumite servicii specifice raportului contractual descris în această Politică de Confidențialitate.

5. SURSA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

‍

Ca regulă, Datele cu Caracter Personal sunt colectate doar de la dumneavoastră.

În mod excepțional, cum ar fi în situați prospectării, sursa acestora diferă după cum urmează:

• putem avea Datele dumneavoastră cu Caracter Personal de pe rețelele de socializare (de exemplu, LinkedIn);
• putem avea Datele dumneavoastră cu Caracter Personal de pe website-ul companiei pe care o reprezentați;
• putem avea Datele dumneavoastră cu Caracter Personal de la o terță persoană care v-a recomandat;
• putem avea Datele dumneavoastră cu Caracter Personal de pe diferite platforme publice (de exemplu, platforme de anunțuri).

6. PRELUCRAREA AUTOMATĂ A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele dumneavoastră cu Caracter Personal nu vor fi prelucrate în vederea generării unor decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care ar urma să producă efecte juridice asupra dumneavoastră sau să vă afecteze într-o măsură semnificativă.

7. DURATA DE PRELUCRARE

Ca regulă, vom prelucra Datele dumneavoastră cu Caracter Personal pe durata executării contractului cu FirmaGO.

În cazul în care nu există un contract încheiat cu FirmaGO, ca regulă, vom prelucrarea Datele cu Caracter Personal pe o durată de 12 luni.

În anumite circumstanțe, este posibil să păstrăm Datele cu Caracter Personal pentru perioade mai lungi de timp, de exemplu în cazul în care suntem obligați să facem acest lucru în conformitate cu cerințele legale, de reglementare, fiscale sau contabile.

De asemenea, am putea păstra Datele cu Caracter Personal pentru perioade mai îndelungate de timp, astfel încât să avem o evidență exactă a raporturilor dumneavoastră cu noi în cazul oricăror plângeri sau dacă apreciem în mod rezonabil că există o perspectivă de litigiu legată de Prelucrarea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal.

8. TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Putem transfera Datele cu Caracter Personal, în măsura în care acest lucru este necesar, următoarelor categorii de destinatari: parteneri contractuali, inclusiv Cabinetul de avocat; subcontractanți; companii ce oferă servicii de tip curierat; companii ce oferă servicii IT; furnizori de produse software sau hardware; companii de marketing; autorități publice, instanțe de judecată sau arbitrale, precum și autorități competente să cerceteze săvârșirea de fapte penale.

Acești destinatari pot fi situați în Uniunea Europeană și/sau în Zona Economică Europeană. În cazul în care destinatarii sunt situați în afara Uniunii Europene și a Zonei Economice Europene, inclusiv în țări care nu sunt recunoscute ca asigurând un nivel adecvat de protecție, transferul Datelor cu Caracter Personal se efectuează doar dacă există garanții adecvate, în conformitate cu legea aplicabilă. În acest sens, ne bazăm pe mai multe garanții, precum clauzele contractuale standard emise de Comisia Europeană. Puteți primi de la noi o listă de destinatari din țări terțe, precum și o copie a dispozițiilor convenite care asigură un nivel adecvat de protecție a Datelor cu Caracter Personal. Pentru orice solicitare în acest sens, vă rugăm să ne contactați la datele de contact menționate mai jos.

9. SECURITATEA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Securitatea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal este importantă pentru noi. Prin urmare, Datele dumneavoastră cu Caracter Personal vor fi prelucrate prin aplicarea unor măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru a proteja Datele cu Caracter Personal, precum limitarea accesului la Datele cu caracter Personal, criptarea sau anonimizarea Datelor cu Caracter Personal, stocarea pe medii securizate. Cu toate acestea, în ciuda eforturilor depuse, nu putem garanta întotdeauna eficiența măsurilor de securitate implementate, și prin urmare, nu putem garanta în orice moment securitatea Datele cu Caracter Personal.

10. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

10.1. Drepturile dumneavoastră

În conformitate cu legislația aplicabilă, beneficiați de următoarele drepturi:

Dreptul de acces: Aveți dreptul de a obține confirmarea de la noi că Datele dumneavoastră cu Caracter Personal sunt prelucrate de noi, precum și informații privind specificul prelucrării precum: scopul, categoriile de Date cu Caracter Personal prelucrate, destinatarii Datelor cu Caracter Personal, perioada pentru care Datele cu Caracter Personal sunt păstrate, dacă le transferăm în străinătate și cum le protejăm, drepturilor dumneavoastră, dreptul de a depune o plângere în fața autorității de supraveghere, de unde am obținut Datele cu Caracter Personal.

Dreptul la rectificare: Aveți posibilitatea de a solicita rectificarea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal, cu condiția să fie respectate cerințele legale aplicabile. În eventualitatea unor erori, după notificare, vom corecta imediat Datele dumneavoastră cu Caracter Personal.

Dreptul la ștergere: În anumite cazuri, aveți posibilitatea de a solicita ștergerea Datelor cu Caracter Personal: (i) acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat și le prelucrăm; (ii) ați retras consimțământul pentru prelucrarea Datelor cu Caracter Personal și noi nu mai putem prelucra Datele cu Caracter Personal în baza altor temeiuri legale; (iii) Datele cu Caracter Personal sunt prelucrate contrar legii; (iv) dați curs unui drept legal de a vă opune. Nu avem obligația de a ne conforma solicitării dumneavoastră de ștergere în cazul în care prelucrarea Datelor cu Caracter Personal este necesară pentru respectarea unei obligații legale, sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță. De asemenea, există alte și circumstanțe în care nu suntem obligați să respectăm această solicitarea de ștergere a Datelor cu Caracter Personal.

Restricționarea prelucrării: Puteți solicita să restricționăm prelucrarea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal în următoarele situații: (i) în cazul în care contestați corectitudinea Datelor cu Caracter Personal, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea Datelor cu Caracter Personal în cauză; (ii) în cazul în care prelucrarea este ilegală, și vă opuneți ștergerii Datelor cu Caracter Personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; (iii) în cazul în care nu mai avem nevoie de Datele cu Caracter Personal în scopul prelucrării, dar ni le solicitați pentru o acțiune în instanță; (iv) în cazul în care v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile noastre legitime ca operator prevalează asupra celor ale persoanei vizate. Putem continua să folosim Datele cu Caracter Personal în urma unei solicitări de restricționare, în cazul în care: (i) avem consimțământul dumneavoastră; (ii) pentru a constata, exercita sau asigura apărarea unui drept în instanță; sau (iii) pentru a proteja drepturile unei alte altei persoane fizice sau juridice.

Dreptul la portabilitatea datelor: În măsura în care Datele cu Caracter Personal sunt prelucrate în baza consimțământului dumneavoastră sau pentru executarea contractului și prelucrarea se face prin mijloace automate, aveți dreptul ca Datele dumneavoastră cu Caracter Personal să vă fie furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și aveți dreptul de a transmite aceste Date cu Caracter Personal altui operator. Acest drept nu afectează în mod negativ drepturile și libertățile celorlalți.

Dreptul la opoziție: În anumite situații, precum atunci când prelucrăm Datele dumneavoastră cu Caracter Personal pe baza unui interes legitim sau când vă trimitem mesaje comerciale, aveți dreptul de a vă opune prelucrării Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal de către noi. În caz de opoziție nejustificată, FirmaGO este îndreptățită să prelucreze în continuare Datele cu Caracter Personal.

Revocarea consimțământului: În măsura în care prelucrăm Datele dumneavoastră cu Caracter Personal în temeiul consimțământului dumneavoastră, puteți revoca oricând consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării bazate pe consimțământ înainte de retragerea acestuia.

Dreptul de a nu fi supus unor decizii individuale: În anumite circumstanțe aveți dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice în privința dumneavoastră sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă. Acest drept nu este aplicabil în cazul în care decizia: (i) este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract între dumneavoastră și noi; (ii) este autorizată de lege care prevede și garanții adecvate pentru drepturile și libertățile dumneavoastră; (iii) are la bază consimțământul dumneavoastră explicit.

Dreptul de a vă adresa autorității de supraveghere: Aveți dreptul de a depune o plângere înaintea Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal („ANSPDCP”) în legătură cu orice încălcare a drepturilor dumneavoastră privind prelucrarea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal. Datele de contact ale ANSPDCP sunt: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336 București, Romania; e-mail: anspdcp@dataprotection.ro.

10.2. Exercitarea drepturilor dumneavoastră

Pentru a afla mai multe despre modul în care puteți exercita drepturile menționate mai sus, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail indicată mai jos.

Verificarea identității: Acordăm cea mai mare atenție confidențialității tuturor Datelor cu Caracter Personal și ne rezervăm dreptul de a vă verifica identitatea în cazul în care faceți o cerere cu privire la Datele cu Caracter Personal.

Taxe: Ca regulă, vă puteți exercita drepturile dumneavoastră în mod gratuit. Cu toate acestea, ne rezervăm dreptul de a solicita o taxă rezonabilă în cazul în care cererile dumneavoastră sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv.

Timp de răspuns: Depunem tot efortul pentru a răspunde solicitărilor dumneavoastră în cel mult o lună de la primirea solicitării. Această perioadă poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor, caz în care vă vom informa cu privire la orice astfel de prelungire și cu privire la motivele întârzierii.

11. CONTACT

Dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la această Politică de Confidențialitate sau la implementarea acesteia, ne puteți contacta la privacy@firmago.ro.