Actualizarea codurilor CAEN la Rev. 3

Începând cu 1 ianuarie 2025, a intrat în vigoare CAEN Rev. 3, noua versiune a Clasificării Activităților din Economia Națională. Pentru firme, schimbarea nu este doar una teoretică, ci implică alinierea obiectului de activitate la noua clasificare. Actualizarea trebuie făcută la Registrul Comerțului până la 25 septembrie 2026. În cele ce urmează, explicăm ce înseamnă concret trecerea la CAEN Rev. 3, care este termenul-limită și cum se face actualizarea codurilor CAEN.‍

‍

Ce înseamnă CAEN Rev. 3

CAEN Rev. 3 este rezultatul actualizării nomenclatorului activităților economice, făcută pentru a fi aliniat cu standardele europene și cu realitatea actuală a pieței.

În practică, între Rev. 2 și Rev. 3 apar situații precum:

• un cod vechi este împărțit în mai multe coduri noi;
• mai multe coduri sunt comasate într-unul singur;
• denumirea activității este reformulată;
• domeniul este redefinit mai larg sau mai restrâns.

De aceea, actualizarea nu ar trebui privită ca o simplă formalitate. Este important ca obiectul de activitate al firmei să fie verificat cu atenție și adaptat la noua clasificare.

‍

Care este termenul-limită pentru actualizare

Actualizarea codurilor CAEN trebuie făcută în termen de 18 luni de la 25 martie 2025 (potrivit Hotărârii Guvernului nr.284/20.03.2025).

Astfel, termenul-limită este 25 septembrie 2026.

Până la această dată, atât CAEN Rev. 2, cât și CAEN Rev. 3 sunt recunoscute în relația cu autoritățile și în raporturile juridice dintre profesioniști. După expirarea perioadei de tranziție, numai CAEN Rev. 3 va mai fi recunoscut.

Cu alte cuvinte, până la 25 septembrie 2026, obiectul de activitate trebuie actualizat astfel încât să fie aliniat la noua clasificare.

‍

Ce înseamnă efectiv pentru firmă

În practică, actualizarea la CAEN Rev. 3 înseamnă înlocuirea codului CAEN principal și a codurilor CAEN secundare cu noile coduri aplicabile.

Uneori, lucrurile sunt simple, pentru că vechiul cod se regăsește ușor în noua clasificare. Alteori însă, un cod din Rev. 2 a fost împărțit în mai multe coduri în Rev. 3, iar alegerea trebuie făcută cu atenție, în funcție de activitatea reală a firmei.

Cu alte cuvinte, obiectul de activitate trebuie revizuit cu atenție, prin raportare la activitatea desfășurată în mod real de firmă, pentru a identifica acele coduri care rămân aplicabile în Rev. 3. Din această perspectivă, exercițiul de actualizare este o ocazie bună pentru a verifica dacă obiectul de activitate al firmei mai reflectă ceea ce se desfășoară în realitate.

‍

Cum se face actualizarea codurilor CAEN

Actualizarea codurilor CAEN se face prin înregistrarea unei mențiuni la Registrul Comerțului.

Poți face această actualizare separat, doar pentru alinierea la CAEN Rev. 3. Totuși, e bine să ai în vedere un aspect practic important: dacă depui între timp orice altă modificare privind firma, va trebui să actualizezi și codurile CAEN. Cu alte cuvinte, dacă vrei să înregistrezi o schimbare de sediu, de denumire, de administrator, o majorare de capital sau o modificare a obiectului principal de activitate, Registrul Comerțului îți va cere să faci și alinierea la CAEN Rev. 3.

De aceea, în multe cazuri, actualizarea codurilor CAEN ajunge să fie făcută la pachet cu o altă modificare societară.

‍

Care sunt pașii pentru schimbarea codurilor CAEN

Din punct de vedere juridic, actualizarea codurilor CAEN presupune o modificare a obiectului de activitate.

Pe scurt, procedura presupune următorii pași:

1. Identificarea noilor coduri CAEN Rev. 3

Primul pas este analiza codurilor CAEN actuale și stabilirea noilor coduri aplicabile potrivit clasificării actualizate.

Aceasta este una dintre cele mai importante etape. Uneori, actualizarea este simplă. Alteori, un cod din vechea clasificare a fost împărțit în mai multe coduri noi, iar alegerea corectă trebuie făcută în funcție de activitatea pe care firma o desfășoară în mod real.

2. Adoptarea hotărârii asociaților

Actualizarea codurilor CAEN presupune aprobarea modificării obiectului de activitate.

În cazul unui SRL cu asociat unic, se întocmește o decizie a asociatului unic. Dacă societatea are mai mulți asociați, actualizarea se aprobă prin hotărârea adunării generale a asociaților.

3. Actualizarea actului constitutiv

Odată cu aprobarea modificării, trebuie actualizat și actul constitutiv, astfel încât obiectul de activitate să fie pus în acord cu noua clasificare.

Mai exact, se înlocuiesc codurile vechi cu noile coduri corespunzătoare.

4. Actualizarea declarației privind autorizarea activităților

Actualizarea codurilor CAEN implică și actualizarea declarației pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare pentru activitățile desfășurate.

Astfel, trebuie stabilit și unde vor fi desfășurate activitățile respective: la sediul social, la punctele de lucru sau la terți.

Este important de avut în vedere că anumite activități pot atrage obligația obținerii unor avize sau autorizații suplimentare din partea autorităților competente, cum ar fi, de exemplu, primăria, DSP sau DSVSA.

Totodată, este important de avut în vedere că autorizarea desfășurării activităților la sediul social poate duce la creșterea impozitului pe clădire. De exemplu, dacă sediul social este stabilit într-un spațiu cu destinație rezidențială, autorizarea activității la acea adresă atrage încadrarea spațiului ca nerezidențial sau mixt, cu consecințe asupra impozitului datorat.

5. Semnarea și depunerea documentelor

Dosarul pentru înregistrarea mențiunii poate fi depus fizic sau online. Dacă sunt depuse online, documentele trebuie semnate cu semnătură electronică calificată.

6. Plata tarifului de publicare

Pentru înregistrarea modificării este necesară și achitarea tarifului de publicare în Monitorul Oficial.

‍

Întrebări frecvente despre actualizarea codurilor CAEN

Până când trebuie actualizate codurile CAEN?

Termenul-limită este 25 septembrie 2026.

‍Este obligatorie actualizarea la CAEN Rev. 3?

Da. După expirarea perioadei de tranziție, doar CAEN Rev. 3 va mai fi recunoscut.

‍Se poate face actualizarea separat?

Da. Actualizarea poate fi făcută printr-o operațiune distinctă de înregistrare a mențiunilor la Registrul Comerțului.

‍Dacă fac altă modificare la firmă, trebuie să actualizez și codurile CAEN?

Da. Practic, dacă vrei să efectuezi orice altă modificare la Registrul Comerțului, va fi necesară și alinierea obiectului de activitate la CAEN Rev. 3.

Actualizarea înseamnă doar schimbarea unor coduri?

Nu întotdeauna. În unele cazuri, actualizarea este simplă. În altele, se reface tot obiectul de activitate. Prin urmare, se analizează fiecare cod în parte prin raportare la activitatea firmei, astfel încât să fie indicate doar cele care sunt desfășurate în mod efectiv.

‍

Concluzie

Actualizarea codurilor CAEN la Rev. 3 nu ar trebui tratată doar ca o formalitate. În multe cazuri, ea presupune o verificare reală a activității firmei și a modului în care aceasta este reflectată în documentele oficiale.

Dacă ai nevoie de ajutor pentru identificarea noilor coduri CAEN sau pentru pregătirea documentelor necesare actualizării la Registrul Comerțului, ne poți scrie.